شاید در نظر اغلب افراد، نگارش یک نامه رسمی انگلیسی کار ساده و آسانی باشد، اما باید در نظر داشته باشید که ساختار، لحن و عبارتهای رایج درEnglish official letter در مقایسه با نامههای غیر رسمی و دوستانه تا حدودی متفاوت است؛ علاوهبراین در نامههای اداری و رسمی سعی بر این است تا تنها به موضوع اصلی اشاره شده و از بیان جزییات پرهیز شود. اگر میخواهید برای شرکت، مراکز دولتی یا اداری یک نامه رسمی انگلیسی بنویسید و اطلاعی از نکات نگارشی آن ندارید، این مقاله مخصوص شما نوشته شده است. در ادامه با آموزشگاه زبان باهانی همراه باشید.
نامه رسمی انگلیسی چیست؟
به بیان ساده، نامه رسمی انگلیسی یک نوع مکاتبه با مراکز اداری و تجاری است که با رعایت قوانین، درخواست، پیشنهاد یا انتقاد ما را به صورت کتبی عنوان میکند. زمانی که یک نامه رسمی نوشته میشود، باید به تمام جزییات نگارش از قبیل یک شروع خوب و جذاب، نوع مخاطب، اطلاعات گیرنده و لحن آن پرداخته شود. به طور کلی فرمت این دسته از نامهها با نامههای غیر رسمی زمین تا آسمان فرق دارد.
البته پیش از اینکه یاد بگیرید که چگونه نامه رسمی انگلیسی بنویسید، بایستی با انواع نگارش نامه در زبان انگلیسی بیشتر آشنا شوید. ما پیش در مجله باهانی در بلاگ پستی با عنوان چگونه به انگلیسی ایمیل بنویسیم؟ صفر تا صد نوشتن ایمیل به انگلیسی به شکل مفصل به این موضوع پرداختهایم. پیشنهاد میکنیم که این بلاگ پست را پیش از ادامه مطلب مطالعه کنید.
صفر تا صد نوشتن نامه رسمی انگلیسی
قبل از هر چیز مهم است بدانید که نوشتن یک نامه رسمی انگلیسی، تنها بازی با کلمات نیست. نگارش نامه آن هم از نوع رسمی به مهارت خاصی نیاز دارد که بدون داشتن آن ممکن نخواهد بود. نمیتوان صرفاً با دانستن قواعد دستوری و تعداد محدودی از لغات انگلیسی، یک نامه رسمی حرفهای و تأثیرگذار را نوشت. این کار در واقع یک هنر است که برای پیادهکردن دقیق آن باید با ساختار و قالب نگارش نامههای رسمی تا حدود زیادی آشنا باشید. منظور ما این است که برای نوشتن English official letter باید اصول آن را کاملا بدانید. بیایید آنها را با هم مرور کنیم.
ابتدا گیرنده نامه را مشخص کنید.
در نامههای رسمی انگلیسی خیلی مهم است که مخاطب خود را بشناسید. اول از همه، نام گیرنده را صحیح بنویسید. اگر نامه شما خیلی رسمی است و از طرفی هیچ شناختی نسبت به مخاطب ندارید، بهتر است از عباراتی مانند Dear Sir or Madam یا To Whom It May Concern استفاده کنید. با این کار نشان میدهید که مخاطب شما جایگاه خاصی دارد، اما اگر پیش از این چندین بار با مخاطب مکاتبه داشتهاید، میتوانید کمی لحن نامه را به سمت مکالمه دوستانه هدایت کنید و عبارات رایجی مثل Dr، Mr.، Mrs. را به کار ببرید. در زیر نمونهایی از خطاب قراردادن مخاطب برای شما آورده شده است.
Dear Mr Jacksonآقای جکسون عزیز
Dear Ms Whiteخانم وایت عزیزم
Dear Sir / Sirs / Messrs آقای عزیز/ آقایان عزیز
Dear Madamخانم عزیز
Dear Sir or Madamخانم یا آقای عزیز
Dear Allحضور محترم همه
یکی دیگر از روشهای متداول در نگارش نامه رسمی انگلیسی، استفاده از عناوین شغلی مخاطب است. این روش نامهنویسی را خصوصا در مکاتبات درون سازمانی شاهد هستیم. اگر می خواهید نامه شما جنبه رسمیتری به خود بگیرد، استفاده از عناوین شغلی پیشنهاد ما به شما است. در صورتی که نام فرد را نمیدانید، میتوانید اینگونه بیان کنید: Dear Director Smith. یا Dear Human Resources Manager.
موضوع نامه به طور شفاف بیان شود.
در حالت کلی، دلایلی که شما را به سمت نوشتن نامه اداری یا رسمی میکشاند، شامل موارد زیر می شوند:
- نامههایی که برای درخواست مرخصی نوشته میشوند مثل درخواست مرخصی زایمان، مرخصی استعلاجی یا ازدواج.
- نامههایی که به درخواست استعفا مربوط میشوند. نامههای استعفای شغلی از این دست نامهها هستند.
- نامههایی که در آن درخواست ملاقات با فرد یا یک شرکت خاصی را داریم.
- نامه پیشنهاد یا رد شغلی هم از دسته نامههای رسمی محسوب میشوند.
- برخی از نامههای رسمی انگلیسی با مضمون شکایت یا اعلام نارضایتی از یک محصول یا خدمت شرکتی خاص نوشته میشوند.
- نامههای تجاری که با طیف وسیعی از مشتریان، شرکا و ذینفعان تجاری سروکار دارد نیز نوعی نامه رسمی انگلیسی به حساب میآیند.
از ذکر تاریخ غافل نشوید.
ذکر تاریخ بیش از هر چیز دیگری نشان میدهد که نامه ما رسمی است. انگلیسیزبانها برای ذکر تاریخ در نامههای رسمی خود، قالب خاصی دارند که رعایت آن در تمامی موارد اینچنینی الزامی است. قالببندی استاندارد انگلیسیها برای ذکر تاریخ در نامههای رسمی به این صورت است که بین آدرس فرستنده و تاریخ یک خط خالی می گذارند. نام ماه را کوتاه مینویسند و از چهار رقم برای درج سال استفاده میکنند. اگر قرار است از سربرگ استفاده کنید، میبایست تاریخ را سه خط پایینتر از آخرین خط سربرگ عنوان کنید. نمونهای از ذکر تاریخ در نامه اداری و رسمی به شکل زیر است:
January 1, 2024 یا November 1, 2020
اگر برای شما هم جای سؤال است که چرا باید از کاما استفاده کنیم، در پاسخ باید بگوییم که این کار باعث میشود تا راحتتر بتوان روز و ماه را از هم تشخیص داد.
تعارفات غیر معمول و حاشیهها را کنار بگذارید.
در نگارش نامه های رسمی انگلیسی سعی کنید تا جایی که امکان دارد، هدف اصلی نامه را حفظ کنید. برای این کار باید تعارفات غیر معمولی را کنارگذاشته و مستقیم اصل مطلب را مطرح کنید. مطمئناً شما هم میدانید که مراکز اداری و تجاری تا چه اندازه شلوغ و پرهمهمه است، از اینرو توصیه میکنیم برای صرفهجویی در زمان و هم اثربخشی بیشتر نامه، سریعا به موضوع اصلی نامه بپردازید و از ذکر حاشیهها خودداری کنید.
دوست دارید تا مهارتهای خود را در زمینه نوشتار زبان انگلیسی افزایش دهید؟ بیشتر بخوانید: همه چیز درمورد نقل قول ها در زبان انگلیسی
خودتان را به طور کامل معرفی کنید.
یکی از اصول مهمی که در نگارش نامه رسمی انگلیسی باید در نظر داشته باشید، ذکر جزئیات مهم و راههای ارتباطی است که گیرنده میتواند از طریق آنها با شما تماس برقرار نماید. عنوانکردن تمامی اطلاعات فرستنده در ابتدای نامه، اولین پله آشنایی با مخاطب خواهد بود. تأکید میکنیم، آدرس خودتان را به طور دقیق، خوانا و بدون هیچگونه غلط املایی در گوشه سمت راست بالای نامه وارد کنید. بین هر خط از آدرس هم یک Space مناسب بگذارید.
معمولا ترتیب نوشتن آدرس در نامههای انگلیسی رسمی انگلیسی از کوچک به بزرگ است. گوشه سمت راست بالای نامه به آدرس فرستنده و در سمت چپ هم به نوشتن آدرس گیرنده اختصاص دارد.
برای بخش پایانی نامههای رسمی از این عبارات استفاده کنید.
همانطور که ابتدای نامه را با جملات جذاب و گیرا آغاز کردید، باید برای قسمت انتهایی آن هم پایانبندی مناسبی در نظر بگیرید. در این بخش معمولاً پیوست یا اطلاعات تماس قرار داده میشود. چنانچه نکته مهمی است که میخواهید مخاطب را متوجه اهمیت آن کنید یا درخواست فوری دارید، میتوانید آن را در بخش پایانی نامه عنوان کنید.
قابل ذکر است، اگر نام گیرنده را نمیدانید از عبارت Yours faithfully استفاده کنید. در صورتی که با گیرنده نامه آشنایی مختصری دارید، پیشنهاد میکنیم عبارت رایج Yours sincerely را به کار ببرید. عبارتهای پایانی که معمولا برای نامههای رسمی انگلیسی کاربرد دارند به شرح زیر هستند:
ours sincerely: با احترام
Sincerely: با احترام (مختصرتر)
With kind regards: با احترام و محبت
Best regards: با احترام فراوان
All the best بهترینها را برایت آرزو دارم :
Best of luckموفق باشی :
Warm regardsبا احترام گرم :
استفاده از هوش مصنوعی برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی
امروزه با گسترش تکنولوژی، توانایی هوش مصنوعی در نوشتن نامههای رسمی به زبان انگلیسی دیگر جای تعجب ندارد. این فناوری میتواند نامههای رسمی را با کیفیت بالا و در کسری از ثانیه به شما تحویل دهد. یکی از ابزارهای قدرتمند در این زمینه، ChatGPT است.
یکی از کاربردهای شگفتانگیز آموزش زبان با هوش مصنوعی این است که میتواند پیشنویسهای حرفهای و دقیقی را برای مکاتبات اداری و رسمی به شما ارائه دهد. فناوری هوش مصنوعی قادر است میلیونها داده متنی را با رعایت سبک و ساختار نگارش برای شما به مرحله اجرا در بیاورد.
اکنون اگر میخواهید در نوشتن نامه های اداری و رسمی یک قدم از رقبای خود جلوتر باشید، پکیج آموزش زبان با هوش مصنوعی، همان فرصت طلایی است که نباید از دست بدهید! سایت باهانی این فرصت بینظیر را در اختیار شما قرار میدهد. شک نداریم با شرکت در دورههای آموزشی این سایت در نهایت به یک نویسنده ماهر و حرفهای تبدیل خواهید شد.
نمونه نامه رسمی انگلیسی با هوش مصنوعی
در این بخش میخواهیم نمونهای از نامه رسمی که با استفاده از هوش مصنوعی ساخته شده است را به شما نشان دهیم. به احتمال زیاد این نامه برای شرکتهایی که به مسائل زیستمحیطی اهمیت زیادی میدهند جذاب است. با ما همراه باشید.
درخواست به هوش مصنوعی: I need a draft for a formal business letter to propose a partnership to distribute our new eco-friendly products in the European market.”
پاسخ ChatGPT:
Dear [Company Name]
I hope this letter finds you well.
My name is [Your Name], and I am the Sales Director at [Your Company Name]. We are a leading manufacturer of innovative, eco-friendly products designed to [reduce carbon footprint and promote sustainable living].
We are writing to express our keen interest in exploring a potential partnership with your company for the distribution of our new product line in the European market. Given your extensive network and established presence in this region, we believe that a collaboration between our two companies would be mutually beneficial.
سخن پایانی
برای این که مهارتهای نگارشی خود را در نامهنگاری رسمی بالا ببرید از همین حالا شروع کنید. میتوانید از نکاتی که در این مقاله به شما گفته شد، الهام بگیرید یا سری به پکیج آموزشی ما در سایت باهانی بزنید. با این حال اگر در باب اصول نگارش نامه رسمی انگلیسی سؤالی دارید، با کارشناسان سایت در این حوزه ارتباط گرفته و نظرات خود را با ما در میان بگذارید.
فرم ارسال دریافت پرامت های
