دوست دارید ایمیل انگلیسی بنویسید؟ جای نگرانی ندارد. در ادامه با آموزشگاه باهانی با آموزش روش نوشتن ایمیل به انگلیسی همراه باشید.
چه بخواهید در فضای اینترنت با دوستان خود مکاتبه داشته باشید و چه درنظر داشته باشید که شغل مناسبی پیدا کرده یا حتی به خارج از کشور بروید، بایستی بتوانید ایمیل به انگلیسی بنویسید. Email یکی از ابزارهای ارتباطی در دنیای امروز است که تعامل موثر شما را با افراد مختلف در سرتاسر جهان فراهم میکند. نوشتن ایمیل نیز مهارت زیادی را میطلبد که با مثالهای ساده و رعایت نکاتی که در این مقاله برای شما آوردهایم، میتوانید به راحتی آبخوردن یک نامه الکترونیکی برای خودتان بسازید.
برای نوشتن ایمیل به انگلیسی از کجا شروع کنیم؟
قبل از این که به روش نوشتن ایمیل به انگلیسی اشاره کنیم، لازم میدانیم شما را با انواع ایمیل آشنا کرده و ویژگیهای اصلی هر کدام را در اختیارتان قرار دهیم. به طور کلی، ایمیل به دو دسته رسمی و غیر رسمی طبقهبندی میشود. ساختار و روش نوشتن ایمیل به انگلیسی در این دو نوع با یکدیگر متفاوت است.
ایمیل رسمی انگلیسی چیست؟
برای این که با اساتید دانشگاه، مدیران یا دیگر سازمانهای دولتی مکاتبه کنید، از Email رسمی استفاده میکنیم. کلمات و عبارات در این نوع ایمیل، رسمی به کار برده میشود و هیچ اصطلاح عامیانهای در آن به چشم نمیخورد، ساختار مشخصی را دنبال میکند و به گرامر، املا و علائم نگارشی اهمیت زیادی داده میشود.
نمونه ایمیل رسمی به زبان انگلیسی را میتوانید در قسمت زیر مشاهده کنید:
نمونه اول
I’m contacting you to request some information on your product range. I viewed your online catalog, and we are interested in learning how we can stock your range of products in our stores.
I would appreciate it if you could send me some samples and a price list to this email address.
نمونه دوم
Thank you for taking the time to interview me earlier this week. I have attached some additional information that you requested during our meeting.
I am more than happy to answer any questions you may have or provide additional information required. I look forward to learning about the progress of my application and the next steps in the process.
ایمیل غیررسمی انگلیسی چیست؟
در مقابل زمانی که بخواهیم نامه دوستانه یا صمیمانهای به دوستان خود ارسال کنیم، از ایمیل غیر رسمی استفاده میکنیم که به زبان ساده و روانتری در مقایسه با ایمیل رسمی نوشته میشود. در هر صورت برای نوشتن ایمیل به انگلیسی چه رسمی و چه غیر رسمی، لازم است مراحلی را طی کنید که در ادامه به شما گفته خواهد شد.
به نمونههای زیر که برای ایمیل غیر رسمی درنظر گرفته شدهاند توجه کنید:
نمونه اول
- Here’s the schedule
- Here’s the video you asked about
- Check out this article!
- Read this!
در نوشتن ایمیل غیررسمی به زبان انگلیسی، نیازی ندارید تا ساختار خشک و رسمی یا اداری را رعایت کنید. حتی شما بعضا بدون سلام کردن و مقدمه چینی خاصی میتوانید متن ایمیل خود را شروع و برای فرد موردنظر خود ارسال کنید.
آموزش نوشتن ایمیل به انگلیسی
حالا که تفاوت میان نوشتن ایمیل به انگلیسی به شکل رسمی و غیر رسمی را متوجه شدید، وقت آن رسیده است تا بررسی کنیم که برای نوشتن ایمیل به انگلیسی بایستی چه ساختاری را رعایت کنیم.
ایمیل خود را با سلام آغاز کنید.
متن ابتدایی ایمیل خود را با سلام به گیرنده شروع کنید. اگر این فرد، یکی از عزیزان شما است، بهتر است نام او را با کلمه Dear همراه کرده تا در همان ابتدای نامه نزدیکی بیشتری با شما احساس کند؛ به عنوان مثال، نامه را این گونه شروع کنید: Dear Ali اما اگر با شخص مقابل رابطه صمیمی ندارید، بهتر است تنها نام خانوادگی او را ضمیمه کلمه Dear کنیم. در زیر نمونههایی از متن آغازین ایمیل برای شما آورده شده که میتوانید برای نوشتن نامه الکترونیکی خود از آنها کمک بگیرید.
Hi Ali, How are you doing (سلام علی. در حال انجام چه کاری هستی؟)
Dear Mr. Smith, I hope this email finds you well.(خانم اسمیت عزیز: امیدوارم این ایمیل حال عمومی شما را خوب کند.)
Dear administratorمدیر محترم
To Whom it may concernبه کسانی که ممکن است مربوط باشد.
هدف خود را از نوشتن ایمیل به طور واضح بیان کنید.
بعد از سلام و احوالپرسی، بهتر است خودتان را به طور کامل معرفی کرده و نامه را با بیان هدفتان از نوشتن آن ادامه دهید. این مهمترین اصل در روش نوشتن ایمیل به انگلیسی است که نباید نادیده گرفته شود. اگر نامه برای اداره یا مکان رسمی نوشته شده، باید بدون اینکه حاشیه بروید، مقصود اصلی خود را بیان کنید.
Requesting information:
- Example: “Dear [Recipient’s Name], My name is [Your Name], and I am a graduate student in [Your Field of Study] at [University Name]. I am writing to inquire about your [Program Name] program.”
- Tip: Be specific about what information you need. For instance, you could add: “I am particularly interested in learning more about the admission requirements and curriculum.”
Requesting a collaboration:
- Example: “Dear [Recipient’s Name], I am [Your Name], the CEO of [Company Name]. Our company specializes in [Field of Expertise], and we are seeking a collaboration with your esteemed organization in the area of [Area of Collaboration].”
- Tip: Highlight the mutual benefits of the collaboration and provide a brief overview of your company’s capabilities.
Submitting a resume:
- Example: “Dear [Hiring Manager’s Name], I am writing to express my keen interest in the [Job Title] position as advertised on [Platform]. I have attached my resume for your consideration.”
- Tip: Customize your cover letter for each job application and highlight the skills
اگر درخواستی دارید، ارائه دهید.
حال نوبت آن است تا گیرنده را در جریان جزییات بیشتری از ایمیل خود قرار دهید. این یک اصل مهم در روش نوشتن ایمیل به انگلیسی است که نباید با بیان حاشیهها و جملات طولانی، گیرنده را گیج نکنید. خیلی خلاصه و کوتاه و با رعایت ادب و احترام، درخواست خود را به او ارائه دهید.
اگر نامه شما اداری و رسمی است، میتوانید درخواست خود را اینگونه بیان کنید:
I am particularly interested in learning more about the admission requirements and the curriculum of your Master’s program in Computer Science. Could you please provide me with any additional information or resources that may be helpful?
مایلم در خصوص شرایط پذیرش و برنامه درسی برنامه کارشناسی ارشد شما در علوم کامپیوتر اطلاعات بیشتری کسب کنم. آیا امکان دارد هر گونه اطلاعات اضافی یا منابعی را که ممکن است مفید باشد به من ارائه دهید.
Our company has developed a new software solution that can significantly improve your company’s efficiency in [area]. We would like to schedule a meeting to discuss a potential partnership.
شرکت ما راهحلهای نرمافزاری جدیدی ایجاد کرده که میتوانند کارایی شرکت شما را در [منطقه] به طور قابل توجهی بهبود بخشند. ما نیز قصد داریم جلسهای برای بحث در مورد مشارکت احتمالی تعیین کنیم.
تشکر از گیرنده را فراموش نکنید.
قبل از این که دکمه ارسال ایمیل را بزنید، دست نگه دارید! حالت مودبانهتر در روش نوشتن ایمیل به انگلیسی این است که از مخاطب یا گیرنده بابت وقتی که برای خواندن نامه شما گذاشته است، تشکر و قدردانی کنید. شاید این کار از نظر خیلی از افراد، جزیی و بیاهمیت جلوه کند، اما میتواند به طرز شگفتانگیزی روی مخاطب شما تأثیر بگذارد؛ طوری که خودتان هم تعجب کنید! میتوانید متنهای زیر را برای تشکر از گیرنده ارسال کنید:
Thank you for your time and consideration:
(از وقتی که گذاشتید، ممنونم.)
I appreciate you taking the time to read this email، I look forward to hearing from you soon.
(از این که وقت گذاشتید و این ایمیل را خواندید، سپاسگزارم. منتظر پاسخ شما هستم.)
متن مربوط به خداحافظی را بنویسید.
بعد از تشکر و قدردانی، ایمیل را با خداحافظی تمام کنید. جملاتی که برای اتمام ایمیل میتوانید از آنها استفاده کنید، شامل موارد زیر میشوند:
Best regards با بهترین آرزوها
Sincerely (yours) ارادتمند شما
Kindest regards با مهر و احترام
Respectfully با احترام
در نوشتن ایمیل به انگلیسی چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟
تمامی مواردی که در ادامه به شما معرفی میکنیم، برای نوشتن ایمیل به انگلیسی، به ویژه نوع رسمی آن لازم و ضروری است.
- قبل از هر چیز، موضوع Email خود را مطرح کنید. زیرا مخاطب بر اساس آن تصمیم میگیرد که آن را باز کند یا خیر.
- جملات را ساده و کوتاه انتخاب کنید. سعی کنید، پاراگرافها خیلی طولانی نباشند تا گیرنده بتواند به راحتی روی موضوع اصلی تمرکز کند.
- لحن نامه را متناسب با مخاطب خود به صورت دوستانه یا رسمی تنظیم کنید.
- قبل از ارسال، اطمینان حاصل کنید که علائم نگارشی، نقطهگذاریها و حروف کوچک و بزرگ را رعایت کردهاید.
- اطلاعات لازم مانند نام، نام خانوادگی، شغل و لینک شرکت را در نامه درج کنید. ارائه این اطلاعات باعث میشود تا در نظر مخاطب، فرد قابل اعتمادی به نظر بیایید.
- تأکید میکنیم قبل از ارسال ایمیل، آن را به شخصی که زبان انگلیسی را بهتر از شما میداند بسپارید تا نامه را از لحاظ گرامری، ساختاری و محتوایی بررسی کند.
- در نهایت، امضای خود را پای نامه بیاورید تا هویت شما را به گیرنده نشان دهد. امضای ایمیل در واقع در شناسایی شما به مخاطب کمک زیادی میکند تا در صورت نیاز بتواند با شما تماس بگیرد.
اصطلاحات مهم در ایمیل انگلیسی رسمی و غیر رسمی
در نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی و غیر رسمی به کار بردن برخی از اصطلاحات واجب به نظر میرسند و از طرفی به ایمیل شما روح و جان تازهای میبخشند. مجموعهای از مهمترین اصطلاحات نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی را در جدول زیر تهیه کردهایم که میتوانید مشاهده کنید:
| بخش | ایمیل رسمی (Formal) | ایمیل غیررسمی (Informal) |
|---|---|---|
| سلام و احوالپرسی | – Dear Mr./Mrs./Ms.+ Last Name, – Dear Sir, – Dear Sir or Madam, – Dear Dr. + Last Name, – Dear Professor + Last Name, | – Hi/Hello/Hey + First Name, – Hi there, |
| متن (بدنه) ایمیل | – I am writing to inform you that… – I am writing in reference to… – I am contacting you to confirm that… – As per our conversation, I am emailing to… – This is just a short email to explain that… – This email is to let you know that… – Thank you for your inquiry about… – Thank you for your interest in… – Thank you for your email about… – Attached is the information you requested – I’m getting back in touch with you with some additional information | – I wanted to let you know that… – I’m just writing to say that… – Just wanted to update you on… – I’m emailing about… – I hope you’re doing well. I’m emailing about… – Yes, I saw your email about… – Did you see the email I sent about…? – Did you have a chance to…? – I hope you had a great weekend – I hope all is well with you – It’s lovely to hear from you |
| – Sincerely, – Regards, – Kind regards – Best regards, – Respectfully, – With gratitude, – Thank you for your time, – Thank you, – Many thanks, – Best wishes, – Best, | – Thanks, – Take care, – Cheers, – Talk to you soon, – Bye for now, – See you later, – See you soon, |
خلاصه ویژگیهای ایمیل رسمی و غیر رسمی انگلیسی را میتوانید در تصویر زیر مشاهده کنید:
بیایید برای اینکه به شکل دقیقتری متوجه نوشتن ایمیل غیر رسمی به زبان انگلیسی بشوید، نگاهی به چند نمونه بیندازیم. اما دوباره بیاید تا پیش از هر چیزی یکبار دیگر ویژگیهای نوشتن ایمیل غیر رسمی به زبان انگلیسی را بررسی کنیم:
ساختار ساده و دوستانه: هر ایمیل به صورت غیر رسمی و دوستانه طراحی شده است تا خواننده احساس راحتی کند.
موضوعات متنوع: شامل موضوعاتی مانند احوالپرسی، برنامهریزی برای دورهمی، و خبرهای خوب.
پرسیدن سؤال: برای تشویق دوست به پاسخ دادن، سؤالاتی در متن گنجانده شده است.
شخصیسازی آسان: نام دوست و اطلاعات خاص میتوانند به راحتی جایگزین شوند.
حالا برای اینکه چهار نکته کوتاه بالا را بهتر متوجه شوید، توجه شما را به نمونههای زیر جلب میکنیم:
| نمونه ایمیل انگلیسی غیر رسمی |
|
Subject: Long Time, No See! I hope this email finds you well! It’s been ages since we last talked, and I really miss catching up with you. How have you been? What’s new in your life? Things have been pretty hectic on my end. Work is keeping me busy, but I managed to take a short trip last month, and it was amazing! I’d love to tell you all about it. By the way, have you watched any good movies or shows lately? I’m always on the hunt for recommendations. Let me know when you’re free to chat or even meet up. It’d be so great to catch up properly. Take care and write back soon! |
| نمونه ایمیل انگلیسی غیر رسمی |
|
Subject: Let’s Plan a Get-Together! How’s everything going with you? I was just thinking about how long it’s been since we all hung out together, and I thought, why not plan a get-together? What do you think about this weekend? Maybe we can grab dinner or have a picnic in the park if the weather is nice. If you have other ideas, I’m all ears! Let me know what works for you, and we’ll get everyone on board. Can’t wait to see you and catch up on all the laughs and stories! Talk soon, |
| نمونه ایمیل انگلیسی غیر رسمی |
|
Subject: Exciting News to Share! I hope you’re doing great! I wanted to share some exciting news with you—guess what? I got a promotion at work! 🎉 It’s been a bit of a journey getting here, and I couldn’t have done it without your support and encouragement. Thank you for always being there for me. We should definitely celebrate sometime soon. What’s new with you? I’d love to hear all about it. Life’s better when we share these moments, right? Looking forward to your reply! |
چگونگی نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی
این روزها با کمک هوش مصنوعی همه کارها سریعتر و راحتتر از گذشته انجام میشوند. یکی از زمینههای مهمی که هوش مصنوعی به کمک انسانها آمده، در حوزه نوشتن ایمیل به انگلیسی است که با ابزارهای ساده امکانپذیر خواهد بود.
Google به تازگی از قابلیت خود تحت عنوان (Help me Write) در Gmail رونمایی کرده است. به راستی، توانایی هوش مصنوعی در بهینهسازی پاسخها، تجربه کاربری را متحول کرده است. به این ترتیب کاربران میتوانند بدون اینکه برای نگارش ایمیلهای طولانی، زمان زیادی را صرف کنند، با سرعت بیشتری نیز به نامهها پاسخ دهند. ابزارهایی که در این مسیر به شما کمک میکنند، عبارتند از:
- ChatGPT Writer: نصب افزونه ChatGPT Writer یک آیکون جدید از OpenAI را برای شما ظاهر میکند که با کلیک روی آن میتوانید مستقیم از هوش مصنوعی درخواست نوشتن ایمیل کنید.
- AI Email Writer: با کلیک روی هر ایمیل، افزونه AI Email Writer به صورت خودکار یک پیشنویس برای شما ایجاد میکند. با این افزونه دیگر لازم نیست برای پر کردن فیلدها، زمان زیادی بگذارید.
- WriteMyEmail: این ابزار در واقع دستیار هوشمند هوش مصنوعی برای نوشتن ایمیلهای شما است. پیشنهاد میکنیم برای شروع کار از نسخه رایگان آن استفاده کنید. البته بعد از آن، نسخه پریمیوم امکانات مختلف با قابلیتهای بیشتری را در اختیار شما میگذارد.
شاید برایتان سوال باشد که چطور میتوانید از هوش مصنوعی در آموزش زبان انگلیسی استفاده کنید؟ ما در آموزشگاه باهانی آموزش جامعی برای کار با هوش مصنوعی برای یادگیری زبان انگلیسی آماده کردهایم. برای مشاهده این آموزش جامع میتوانید بر روی لینک زیر کلیک کنید:
فرم ارسال دریافت پرامت های
فرم ارسال دریافت پرامت های
جمعبندی
اگر دنبال این هستید تا هر چه سریعتر روش نوشتن ایمیل به انگلیسی را یاد بگیرید، میتوانید در آموزشگاه ما ثبتنام کنید. ما تمامی روشها و نکاتی که برای یادگیری ایمیل به انگلیسی نیاز دارید را به شما ارائه میکنیم. در این مقاله نیز به برخی از مهمترین آنها اشاره کردیم. بیصبرانه منتظرتان هستیم.
