مهمترین جملات در نامه های انگلیسی

به دنبال نامه نگاری به زبان انگلیسی هستید؟ در ادامه با آموزش مهمترین جملات در نامه های انگلیسی و چگونگی نوشتن نامه به زبان انگلیسی در سایت باهانی همراه شما هستیم.

در عصر فناوری و ارتباطات، نوشتن نامه ممکن است در مقایسه با ایمیل یک روش مکاتبه بسیار سنتی به نظر برسد، اما اغلب برای دریافت اطلاعات یا پرس و جو در مورد خدمات، نوشتن نامه ضروری است. بنابراین دانستن مهم ترین جملات در نامه های انگلیسی برای هر زبان آموزی یک مهارت مهم محسوب می‌شود. اصول نامه نگاری انگلیسی ممکن است برای کسانی که انگلیسی بلد نیستند، سخت و ترسناک به نظر برسد، اما می‌توانند با یادگیری عبارات مفید و کاربردی و دانستن ساختار کلی نامه، نامه‌ای را به روشی ساده بنویسند. ما در این مقاله به معرفی اصول نوشتن نامه های انگلیسی می‌پردازیم و نکات مهمی را در این زمینه بیان می‌کنیم.

اصول نامه نگاری به زبان انگلیسی چیست؟

نامه نگاری انگلیسی لحن معمولی و محاوره‌ای که در ایمیل دیده می‌شود ندارد و بیشتر به صورت تخصصی و تا حدودی دوستانه است. حروف و جملات در نامه های انگلیسی واضح هستند و از نوشتن کلمات به صورت دو پهلو پرهیز می‌شود. کلمات مهم باید به طور خلاصه و موثر در ابتدای نامه بیان شوند.

ما می‌توانیم هنگام نوشتن، کلمات یا عبارات مهم را بولد کنیم یا زیر آنها خط بکشیم تا اثربخشی بیشتری داشته باشد. معمولا فونت نامه‌های رسمی انگلیسی Times New Roman با سایز 12 است. برای جدا کردن هر پاراگراف، می‌توانید بین آن‌ها فاصله بگذارید یا خط اول پاراگراف جدید را کمی جلوتر شروع کنید.

مهمترین عبارات و جملات رایج در نامه‌های اداری انگلیسی

راه‌های زیادی برای برقراری ارتباط با دوستان و اقوام وجود دارد. ایمیل، چت در شبکه‌های اجتماعی، پیامک و غیره. در این روش‌ها شما جملات را به زبان ساده می‌نویسید و ارسال می‌کنید. بسیاری از اوقات شما برای دوستان خود نامه می‌نویسید و بدون توجه به فرمت و جملات در نامه های انگلیسی، پاسخ می‌گیرید.

اما در نامه‌های اداری رسمی از عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌شود که در ادامه به آن خواهیم پرداخت. گاهی حتی انگلیسی زبان‌ها هم تمایلی به نوشتن نامه‌های اداری و رسمی ندارند. در اصول نامه نگاری انگلیسی، دانش دستور زبان و واژگان گسترده کافی نیست. بنابراین باید از فرمت نامه‌های اداری استاندارد استفاده کنیم و با استفاده از حداقل تعداد کلمات و عبارات، بیشترین معنا را به مخاطب خود منتقل نماییم. در زیر برخی از اصطلاحات رایج انگلیسی آورده شده است.

• Feel free to contact me by phone or email.
• I appreciate any feedback you may have.
• If you need any further assistance please contact me.
• Enclosed you will find…
• For further details…
• If you require more information…
• I look forward to…
• Please respond at your earliest convenience.
• I should also remind you that the next board meeting is on July 8th.
• Thank you for taking this into consideration.

مراحل و اصول نگارش نامه‌های رسمی به زبان انگلیسی

ابتدا مطمئن شوید که نام گیرنده را به درستی تایپ کرده‌اید. همچنین در انتخاب عنوان برای جملات در نامه های انگلیسی دقت کنید. می‌توانید برای مردان Mr. به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها Ms با نام خانوادگی، بعد از کلمه‌ی Dear استفاده نمایید. برای خانم‌های متاهل از Mrs. به علاوه نام خانوادگی نیز استفاده می‌شود. اما در زبان انگلیسی امروزی به ویژه انگلیسی آمریکایی استفاده از Ms. رایج تر است.

در شرایط غیررسمی یا جایی که طرفین مکاتبات و دوستی طولانی دارند، می‌توانید به جای عنوان از نام کوچک نیز استفاده کنید، اما در انجام این کار مراقب باشید. اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، می‌توانید از آقای عزیز یا خانم عزیز استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را بدانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam نیز صحیح است.

لطفا توجه داشته باشید که اگرچه عبارت To Whom It May Concern داخل جملات در نامه های انگلیسی استفاده می‌شود، اما این عبارت مناسب نیست؛ زیرا سرد و بی روح تلقی می‌شود. به همین دلیل توصیه می‌کنیم از این عبارت استفاده نکنید. علاوه بر این، می‌توانید از عناوین شغلی استفاده کنید که بیشتر در اصول نامه نگاری انگلیسی داخل سازمانی رایج است.

بخش‌های اصلی نامه اداری انگلیسی

نامه‌های اداری بسته به هدف و مخاطب خود می‌توانند اجزای مختلفی داشته باشند. اما تقریباً همه نامه‌های تجاری دارای مجموعه‌ای ثابت از اجزا هستند. در ادامه به بررسی این اجزا خواهیم پرداخت.

1.     موضوع: مهم ترین قسمت (Subject line)

هدف نامه اداری هر چه که باشد، موضوع آن باید از ابتدا به طور واضح و مشخص بیان شود. به عنوان مثال، موضوع یک نامه می‌تواند یک پیام تشکر یا یک تبلیغ محصول، یک گزارش رویداد یا یک پیشنهاد ویژه باشد. اگر موضوع و هدف نامه مشخص نباشد، ممکن است نامه اشتباه برداشت شود یا رد شود. لطفا موضوع نامه خود را با دقت انتخاب کنید.

2.     اطلاعات تماس: نحوه ارتباط با شما (Contact information)

نامه باید دارای اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تلفن، آدرس و ایمیل باشد. معمولاً این اطلاعات در بالای صفحه نمایش داده می‌شود و در زیر آن اطلاعات شخصی میزبان و تاریخ قرار می‌گیرد. اگر گیرنده می‌خواهد به نامه شما پاسخ دهد، باید اطلاعات تماس شما را داشته باشد. پس این قسمت را فراموش نکنید!

3.     بخش سلام و عرض ادب (Greeting)

در ابتدای نامه باید به خواننده سلام و ادای احترام کرد. البته باید دقت کنید که نام و نام مستعار گیرنده را درست بنویسید. در واقع این قسمت همان عنوان یا Heading است. مثل: Dear Mr. Jonny. معمولا برای آقایان پیشوند Mr. استفاده می‌کنیم. اما برای زنان، پیشوند کمی پیچیده تر است. برای خانم‌های متاهل از Mrs و برای دختران دوشیزه از Miss استفاده می‌نماییم.

اما اگر چیزی در مورد وضعیت ازدواج ندانیم چه؟ پیشوند Ms. برای این مناسبت‌ها ساخته شده و برای خانم‌های مجرد و متاهل استفاده می‌شود. اگر نام گیرنده نامه را نمی‌دانید، عنوان‌ها می‌توانند به ما در رعایت اصول نامه نگاری انگلیسی کمک کنند. عناوین شغلی یا عناوین خاص مانند دکتر Dr، کاپیتانCapt ، پروفسور Prof و بانوLady .

به طور معمول درون جملات در نامه های انگلیسی، در انتهای کلمه hello در انگلیسی بریتانیایی کاما و در انگلیسی آمریکایی از علامت دو نقطه استفاده می‌شود. البته شما می‌توانید هیچ کدام را استفاده نکنید. در زیر به نمونه‌هایی از چند اصطلاح رایج در زبان انگلیسی برای خطاب به مخاطب یک نامه اشاره می‌کنیم:

• Dear Mr. Smith,
• Dear Ms. Mackenzie,
• Dear Frederick Hanson:
• Dear Editor-in-Chief:
• Dear Valued Customer
• Dear Sir or Madam:
• Dear Madam
• Dear Sir,
• Dear Sirs
• Gentlemen:

4.     مقدمه مختصر: شروع با جملات جذاب (A brief introduction)

یک مقدمه کوتاه نه تنها محترمانه است، بلکه می‌تواند مخاطب را نیز جذب کند. به قول معروف گربه را باید دم حجله بکشید. این روند را می‌توان با عبارات مؤدبانه در قالب جملات در نامه های انگلیسی یا آرزوی سلامتی برای شخص گیرنده انجام داد. به عنوان مثال می‌توانید از عبارات زیر در این بخش استفاده نمایید:

• I hope you are enjoying a fine summer.
• Thank you for your kind letter of January 5th.
• I came across an ad for your company in The Star today.
• It was a pleasure meeting you at the conference this month.
• I appreciate your patience in waiting for a response.

5.     هدف اصلی از نامه نگاری: توضیح کامل دلیل نگارش نامه

حالا به قسمت اصلی نامه می‌رسیم. در این قسمت متن اصلی نامه و هدف از نوشتن نامه معرفی می‌شود. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد، زیرا مطمئنا خواننده را خسته می‌کند. بنابراین محتوای اصلی را به طور مختصر و بسیار دقیق طبق اصول نامه نگاری انگلیسی بیان کنید.

موضوع را در چند پاراگراف کوتاه توضیح دهید. توجه داشته باشید که اگر موضوع نامه به یک پاراگراف ختم می‌شود از نوشتن پاراگراف‌های اضافی خودداری نمایید. به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است که نامه‌های تجاری باید تا حد امکان کوتاه باشند، اما معمولاً در پاراگراف اول اخبار بد یا حساس را منتشر نمی‌کنند. بهتر است اخبار بد، پیشنهادات رد و اطلاعات حساس را در پاراگراف دوم قرار دهید.

به عنوان مثال:

• I’m writing to enquire about…
• I’m interested in the job opening posted on your company website.
• We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th.

6.     انتهای نامه: نتیجه و جمع بندی (Closing)

ما همیشه در پایان نامه یک جمله قدردانی را درج می‌کنیم. برخی جملات در نامه های انگلیسی رسمی و برخی غیر رسمی هستند. لطفا توجه داشته باشید که حرف اول این عبارات باید بزرگ باشد

اعلان‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف آخر وارد کنید. می‌توانید در صورت لزوم، اطلاعات تماس خود را در پاراگراف آخر نیز اضافه نمایید. پیام‌های تجاری معمولاً با فراخوانی برای اقدام به پایان می‌رسند. عبارات زیر برای تکمیل نامه مناسب هستند و می‌توانید از این جملات در نامه های انگلیسی استفاده کنید.

• I look forward to…
• Please respond at your earliest convenience.
• I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
• For further details…
• If you require more information…
• Thank you for taking this into consideration.
• I appreciate any feedback you may have.
• Enclosed you will find…
• Feel free to contact me by phone or email.

7.     امضا: مهر و امضای پایان نامه (Signature)

پایین نامه معمولا حاوی امضای فرستنده است که شامل نام فرستنده نامه است. فقط نام خود را در انتهای نامه ذکر کنید. بهتر است با خودکار سیاه امضا کنید.

در زیر عبارات رایج برای پایان دادن به یک نامه اداری انگلیسی آمده است. بعد از این جملات نام کامل خود را وارد کنید. نام خود را با دست (امضا) بنویسید. این کار معمولا در یک ایمیل ضروری نیست. معمولاً بعد از این جملات در نامه های انگلیسی، ویرگول قرار می‌گیرد. البته اگر در ابتدای نامه رسمی انگلیسی از علائم نگارشی استفاده نکردید، بهتر است در اینجا نیز از آن‌ها استفاده نکنید.

• Yours truly,
• Yours sincerely,
• Sincerely,
• Sincerely yours
• Thank you,
• Best wishes
• All the best,
• Best of luck
• Warm regards,

در اصول نامه نگاری انگلیسی بهتر است از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. این به معنای اجتناب از صحبت کلی و حرف زدن مستقیم با خواننده است.

نکات اصلی اصول نامه نگاری و جملات نامه‎های انگلیسی

اصول نوشتن نامه به زبان انگلیسی اصلا پیچیده نیست. به زبان ساده، بسته به موقعیت و گیرنده نامه، ساختار کلی نامه می‌تواند کمی تغییر کند. در این بخش می‌خواهیم نکات مهمی را که می‌توانید برای نوشتن یک نامه عالی رعایت کنید، بیان نماییم. پس این نکات را با دقت بخوانید:

• اگر می‌خواهید نامه بفرستید، شما باید آدرس گیرنده و فرستنده را بنویسید. همچنین آدرس خود را بنویسید تا گیرنده پاسخ شما را بفرستد. آدرس باید در بالای نامه باشد.
• نامه شما باید دارای تاریخ باشد. معمولاً تاریخ در پایین و سمت راست نامه نوشته می‌شود. برخی نیز تاریخ نامه را در سمت راست و زیر آدرس می‌نویسند. بهتر است ماه را با کلمات بنویسید نه اعداد، به عنوان مثال: 16 Dec 2024.
• هنگام نوشتن نامه اداری انگلیسی باید از لحن محاوره‌ای استفاده شود. متن را به کل تعمیم ندهید و مستقیم با خواننده صحبت کنید.
• از جملات شناخته شده یا فعال استفاده کنید، از جملات مجهول استفاده نکنید.
• اگر می‌خواهید در مورد خودتان صحبت کنید، به جای عبارت ما «We»، از کلمه من (I) استفاده کنید.
• هنگام استفاده از افعال کمکی، بیشتر از افعال رسمی و مودبانه استفاده کنید. به عنوان مثال، به جای will از would استفاده کنید.

جمع بندی نهایی

همانطور که مشاهده می‌کنید در این مقاله اصول نامه نگاری انگلیسی را به شما آموزش داده‌ایم. با رعایت اصولی که در این مقاله توضیح دادیم می‌توانید به راحتی نامه خوبی بنویسید و منظور خود را با مهمترین جملات در نامه های انگلیسی به طرف مقابل برسانید. اما اگر باز هم سوالی دارید اینجا بپرسید تا کارشناسان ما به سوالات شما پاسخ دهند.

پس از خواندن این مقاله، شما آماده نوشتن نامه خود هستید. تعاریف درج شده در این مقاله را دوباره بخوانید و قسمت‌های مختلف نامه را بررسی کنید. اکنون می‌توانید اولین نامه خود را به شرکتی که می‌خواهید در آن استخدام شوید، بنویسید. این نامه ممکن است اهداف فرضی داشته باشد. سپس نامه خود را با محتوایی که توضیح دادیم تست کنید. با این روش می‌توانید در نوشتن جملات در نامه های انگلیسی مسلط شوید. همچنین در صورت نیاز به نگارش نامه کامل و تخصصی در این زمینه می‌توانید به کارشناسان مجموعه ما مراجعه کنید.

اگر به ترجمه یک جمله مهم در این راه نیاز دارید، می‌توانید روی کمک ما چه در زمینه ترجمه عبارات و چه در زمینه ترجمه اصطلاحات و جملات حساب نمایید. امیدواریم از خواندن این مقاله لذت برده باشید. ما دوست داریم نظرات شما را در بخش نظرات وب سایت بشنویم.